Quanto costa davvero un impiegato amministrativo junior nel 2026

Quando in azienda si valuta un’assunzione in amministrazione, il numero che gira in riunione è quasi sempre quello sbagliato. Si parla dello stipendio: “un junior lo prendiamo con 1.400-1.500 al mese”. È il numero che vede il dipendente in busta paga, e non ha quasi niente a che vedere con quello che esce dal conto dell’azienda.

Il costo vero di un impiegato amministrativo junior, con una RAL di 19.000 euro, è di 27.512 euro l’anno. 2.293 euro al mese, ogni mese, come costo fisso. Quasi il doppio del netto che riceve la persona.

Vediamo da dove esce, voce per voce.

Il conto completo

Voce	Importo annuo
RAL (tredicesima inclusa)	€ 19.000
Contributi a carico azienda (29,5%)	€ 5.605
TFR	€ 1.407
Costi indiretti	€ 1.500
Totale	€ 27.512

RAL: 19.000 euro. È la retribuzione annua lorda di partenza per un junior amministrativo con i principali CCNL applicati nelle PMI, tredicesima inclusa. In alcune zone e con alcuni contratti si scende leggermente, in altre si sale. Ma la RAL è solo il punto di partenza.

Contributi a carico azienda: 5.605 euro. INPS e INAIL pesano intorno al 29,5% della RAL. È la voce che chi non ha mai gestito un’assunzione sottovaluta di più: per ogni 100 euro lordi in busta, l’azienda ne versa quasi 30 in più che il dipendente non vedrà mai. Non sono negoziabili e non dipendono da come va l’anno.

TFR: 1.407 euro. Il trattamento di fine rapporto matura ogni anno, circa una mensilità lorda divisa per 13,5. Non lo paghi oggi, ma è un debito che si accumula ogni mese e che prima o poi esce, tutto insieme, di solito nel momento meno comodo.

Costi indiretti: 1.500 euro. Buoni pasto, postazione di lavoro, licenza del gestionale, corsi di formazione obbligatoria e non. È la stima più prudente delle quattro: in molte aziende questa voce è più alta.

Totale: 27.512 euro l’anno. E il conto, in realtà, non è ancora finito.

Le voci che non entrano in nessuna busta paga

Ci sono tre costi che ogni titolare che ha assunto conosce bene e che quasi nessuno mette a budget.

La ricerca e la selezione. Annunci, colloqui, tempo tuo o del responsabile speso a valutare candidati. Se passi da un’agenzia, la fee parte da una mensilità e sale. Se fai da solo, il costo è il tuo tempo, che non è gratis.

I mesi di formazione. Un junior amministrativo è pienamente operativo dopo 3-6 mesi. Nel frattempo lo stipendio è pieno, la produttività no, e qualcuno del team deve affiancarlo, il che riduce anche la produttività di chi affianca. In pratica, il primo semestre costa il doppio di quello che rende.

Ferie, malattie e sostituzioni. I 27.512 euro comprano circa 1.720 ore lavorate effettive l’anno, non le 2.080 teoriche del contratto. Il costo orario reale è di 16 euro l’ora. E nelle settimane di assenza il lavoro non si ferma: si accumula o si ridistribuisce sul resto del team.

Niente di tutto questo è una critica all’assumere. Sono i termini reali della decisione, che vale la pena avere davanti prima di firmare, non dopo.

La domanda che quasi nessuno si fa

C’è però un calcolo che viene fatto ancora più raramente del costo completo, ed è il più importante: quelle 1.720 ore, come vengono spese?

Nelle PMI, tra il 30 e il 40% del tempo di un impiegato amministrativo va in attività puramente esecutive: registrare fatture dallo SDI, fare la spunta dell’estratto conto, inserire scadenze, copiare dati da un documento a un gestionale. Lavoro necessario, ma che non richiede giudizio: nessuna decisione, nessuna conoscenza dell’azienda che non sia una procedura ripetibile.

Il conto è presto fatto. Al 35% di tempo esecutivo, su un costo annuo di 27.512 euro, sono 9.629 euro l’anno pagati a costo pieno per lavoro meccanico. Se in amministrazione le persone sono due o tre, il numero raddoppia o triplica.

Ed è qui che la domanda cambia. Non più “possiamo permetterci un’assunzione?”, ma: prima di aggiungere una persona, ha senso che quelle già in organico spendano un terzo del loro tempo in lavoro che non usa le loro capacità?

Quando assumere è comunque la risposta giusta

Vale la pena dirlo chiaramente, perché un articolo sui costi dell’assunzione pubblicato da chi vende un’alternativa deve essere onesto su questo punto.

Se in amministrazione manca giudizio, serve una persona. Se nessuno in azienda sa leggere una riconciliazione complessa, gestire il rapporto con le banche o presidiare il credito, quella competenza va assunta, e i 27.512 euro sono spesi bene. Nessun software sostituisce l’esperienza di chi sa riconoscere che qualcosa non torna prima che diventi un problema.

Se invece il problema è il volume, le persone ci sono ma il lavoro esecutivo le sommerge, allora stai per pagare 27.512 euro l’anno per comprare capacità di inserimento dati. Ed è lì che il confronto con le alternative merita di essere fatto: l’abbiamo affrontato dal punto di vista del titolare, di chi guida l’amministrazione e di chi il lavoro lo fa ogni giorno.

Il conto da portare in riunione

La prossima volta che in azienda si parla di assumere in amministrazione, i numeri da mettere sul tavolo sono tre: il costo completo (non lo stipendio), le ore effettive che compra, e quante di quelle ore andranno in lavoro che non richiede una persona.

Il primo, per un junior, è 27.512 euro l’anno. Il secondo è 1.720 ore. Il terzo, nella maggior parte delle PMI, sta tra un terzo e il 40% del totale.

Se quel terzo numero, calcolato sulla tua amministrazione, ti sembra alto, una call di 20 minuti basta per capire quanto di quel lavoro può essere delegato senza assumere e senza cambiare gestionale.